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Bundesvergabegesetz

Lösungen gemäß Bundesvergabegesetz (BVergG) für Öffentliche-  und Sektorenauftraggeber

Lösungen gemäß Bundesvergabegesetz (BVergG) für Öffentliche-  und Sektorenauftraggeber

Die elektronische Vergabe (auch e-Beschaffung oder e-Procurement genannt) sorgt im kostenintensiven Einkaufssektor öffentlich-rechtlicher Körperschaften für nachhaltige Einsparungen bei Kosten und Prozessen, die im Spannungsfeld knapper Budgets und dem verantwortungsvollen Umgang mit Steuergeld von großer Bedeutung sind.

Von der Bekanntmachung bis zur Auftragserteilung

Alle Auftragsarten und Vergabeverfahren (auch anonymisierte Wettbewerbe) können vollelektronisch, ohne Medienbrüche abgewickelt werden. Von der Bekanntmachung in den entsprechenden Amtsblättern (Amtsblatt der EU und nationale Publikationsmedien)  über die gesamte Bieterkommunikation bis hin zur elektronischen Abgabe, automatischen Preisvergleichen, der Angebotsprüfung und Nachforderungen bis hin zum Zuschlag.  

Als führender Anbieter von elektronischen Einkaufslösungen für alle Phasen der Beschaffung (Siehe: 4 Phasen der Beschaffung) bieten wir die Möglichkeit, alle Vergabeverfahren und Direktvergaben vollelektronisch und ohne Medienbrüche über eigene Beschaffungsportale abzuwickeln. Auftraggeber (und Auftragnehmer) werden durch einen definierten Prozess - nach BVergG (idgF) und der EU Richtlinien sowie individuelle interne Richtlinien und Freigabeprozesse  -  durch das entsprechende Vergabeverfahren geführt.  Über diverse Berechtigungsrollen und Sonderberechtigungen können alle Personen - auch Externe wie z.B. Planer - in das Vergabeverfahren eingebunden werden. Jeder Schritt, sowohl seitens Auftraggeber als auch Auftragnehmer, wird lückenlos protokolliert.

Unsere Software entspricht also nicht nur den „Mindestanforderungen“ (= nur Kommunikation und Abgabe von Angeboten elektronisch) laut Bundesvergabegesetz, sondern wickelt das gesamte Verfahren (und die Direktvergaben) ohne Medienbrüche durchgängig elektronisch und prozessgesteuert  ab. Unsere Software ist keine „dokumentenorientierte“ Lösung (ein Up- und ein Download von Unterlagen), sondern eine „datenorientierte“. Nur so nutzen Sie alle Vorteile und Einsparungspotentiale der e-Vergabe!

Folgende öffentliche Auftraggeber haben bereits auf die eVergabe umgestellt: Auszug aus den Referenzen 

Der Fahrplan zur verpflichtenden e-Vergabe

Papier ist nicht nur geduldig, sondern auch teuer! Zu dieser Erkenntnis kam die Europäische Kommission bereits 2006 und hat mit ihrer Initiative i2010 einen Aktionsplan auf den Weg gebracht, um Verwaltungsstrukturen sowie -abläufe zu optimieren und Kosten zu sparen.

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Keine Medienbrüche – Warum?

Nutzen Sie nicht nur die „Mindestanforderungen“ (= nur Kommunikation und Abgabe von Angeboten elektronisch) laut Bundesvergabegesetz, sondern wickeln Sie das gesamte Verfahren prozessgesteuert und ohne Medienbrüche durchgängig elektronisch ab  (= Datenorientierte Lösung) – nicht nur ein Up- und ein Download von Unterlagen ohne Prüfung, denn damit nutzt man die Vorteile und Einsparungspotentiale der e-Vergabe nicht!

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Eigenes Beschaffungsportal

vemap bietet seinen Kunden ein eigenes, individuelles Beschaffungsportal (http://unternehmensname.vemap.com) und erweitert damit die Einkaufsabteilung um ein Online-Office, das rund um die Uhr allen Beteiligten – eigenen MitarbeiterInnen und Lieferanten - zur Verfügung steht.

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Auftragnehmer- bzw. Bieterdatenbank

Jeder Organisation steht am Beschaffungsportal die eigene Auftragnehmerdatenbank zur Verfügung. Für Verfahren ohne Bekanntmachung und Direktvergaben kann man auf die entsprechenden Bieter zugreifen und einladen.

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Bekanntmachungen

Bei Vergabeverfahren mit Bekanntmachung (oder bei Vorinformationen) werden die entsprechenden Daten über Schnittstellen automatisiert an die entsprechenden Publikationsmedien (Amtsblatt der EU und nationale Publikationsmedien) gesendet. Daten müssen nicht doppelt eingegeben werden, sondern werden – um Fehler zu vermeiden - direkt aus dem Vergabeverfahren übernommen. 

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Teilnahmeanträge

In der ersten Stufe können die Bewerber die Teilnahmeanträge elektronisch abgeben. Nach der Prüfung (Eignungs – und Auswahlprüfung) werden nicht nur alle Daten aus der ersten Stufe, sondern auch alle freigegebenen Bewerber in die zweite Stufe übernommen und können dann aufgefordert werden, Angebote abzugeben.

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Ausschreibungen

Auftraggeber (und Auftragnehmer) werden durch einen definierten Prozess - nach Bundesvergabegesetz  (idgF) sowie individuelle interne Richtlinien - durch das entsprechende Vergabeverfahren geführt. 

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Elektronische Auktionen

Seit dem Bundesvergabegesetz 2006 sind elektronische Auktionen kein eigenes Vergabeverfahren mehr, sondern sind Teil des jeweiligen Verfahrens. Auch bei offenen Verfahren können Sie eine elektronische Auktion durchführen und können dadurch, erstmals auch bei offenen Verfahren über den Preis verhandeln.

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Direktvergaben (Preisanfragen)

Seitdem die Schwellenwertverordnung erhöht wurde, ist die Anzahl der Direktvergaben extrem gestiegen. Aus diesem Grund wickeln unsere Kunden nicht nur Vergabeverfahren über 100.000 Euro elektronisch ab, sondern auch alle Direktvergaben.

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Vergabeassistent

Gemeinsam mit der Rechtsanwaltskanzlei Heid Schiefer betreiben wir den Vergabeassistenten als Zusatzmodul zur Abwicklung von elektronischen Vergabeverfahren.  Der Vergabeassistent dient zur Planung von Vergabeverfahren und Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und garantiert die Verwendung rechtssicherer Dokumente und Fristen.

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Elektronische Formblätter & EEE

Ziel des Softwaremoduls eAusschreibungen ist es, das gesamte Verfahren vollelektronisch und ohne Medienbrüche abzuwickeln. Das bedeutet, dass die Verfahrensunterlagen „nur zum Lesen“ da sein sollten und alle  Informationen die man vom Bewerber und Bieter benötigt, direkt im Beschaffungsportal eingegeben werden.

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ÖNORM- Schnittstelle

Insbesondere das Bau- und Baunebengewerbe arbeitet mit standardisierten Leistungsbeschreibungen und Programme wie ABK und AUER sind weit verbreitet. Für die elektronische Abwicklung von Verfahren in diesen Bereichen ist es extrem wichtig, dass diese Datenträger über eine Schnittstelle in das Verfahren eingelesen werden kann. vemap stellt diese ÖNORM-Schnittstelle für Auftraggeber und Bieter sowohl für Datenträger nach A 2063 als auch für B 2063  zur Verfügung.

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Signatorendienst

Um zu gewährleisten, dass öffentliche Auftraggeber rechtskonforme und elektronisch signierte Angebote - und folglich mehr Wettbewerb und günstigere Preise - erlangen, bietet vemap einen eigenen, kostenlosen Signaturdienst. Personen, die im Besitz einer Signaturmöglichkeit  und mit allen Signaturprozessen vertraut sind, können dabei von Anbietern bevollmächtigt werden, in ihrem Namen das Angebot rechtmäßig zu signieren.

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Dokumentenmanagement „only once Prinzip“

Die Handhabung von Eignungsnachweisen und anderen verfahrensrelevanten Dokumenten bei der Abwicklung von Verfahren ist für öffentliche Organisationen und für Bieter mit sehr großem Aufwand verbunden. Im neuen Bundesvergabegesetz 2018 wurde nun auch das sogenannte „only once Prinzip“ verankert.

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Vergabeexpertisen

Dank der jahrzehntelangen Erfahrung am Beschaffungssektor und unseres umfangreichen Wissens im komplexen Bereich Bundesvergabegesetz können vemap-Kunden auf ein umfassendes „Vergabe“-Know-how zurückgreifen. Über 30.000 abgewickelte Vergabeverfahren nach Bundesvergabegesetz aus allen Bereichen machen dies deutlich.

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Auswertungen

Diverse Auswertungen  inkl. den gesetzlichen statistischen Meldungen für das BMWFW  oder das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) können automatisch, gemäß den gesetzlichen vordefinierten Vorlagen inkl. CPV- und NUTS-Codes, erstellt und an die entsprechenden Stellen übermittelt werden. 

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Angebotsabgabe, Öffnung & Preisvergleich

Beim Öffnen der einzelnen Angebote herrscht im System von vemap absolute Rechtssicherheit: Sämtliche Angebote stehen den Einkäufern erst ab dem Öffnungsdatum zur Verfügung. Softwarelösungen von vemap sorgen für Transparenz und dokumentieren jeden Schritt. Der Einkäufer erhält alle wesentlichen Infos in Echtzeit und ist stets auf dem Laufenden. 

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Schnittstellen und Archivierung

Ist ein Vergabeverfahren abgeschlossen, kann man dieses direkt am Beschaffungsportal archivieren.  Im Archiv werden alle Verfahren gespeichert und  können nach diversen Suchkriterien gefiltert werden. vemap bietet Schnittstellen in alle ERP-System an. Egal ob für die Übernahme oder den Abgleich von Kreditorendaten und eigenen Userdaten für Verwalter und Besteller, oder den automatisierten Datenaustausch bei Vergabeverfahren.

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